Zavést bezpečný, inovativní a efektivní rámec pro hlášení, vyšetřování a řešení pochybení ve společnosti Walleexer s.r.o. („Společnost"), který zajistí nejvyšší standardy transparentnosti, ochrany a důvěry.
Tato politika se vztahuje na všechny zaměstnance (na plný úvazek, na částečný úvazek, dočasné zaměstnance), vedoucí pracovníky, dodavatele, zástupce, konzultanty a jakékoli třetí strany jednající jménem Společnosti.
Pochybení: Jakýkoli čin nebo opomenutí, které může způsobit finanční ztrátu, poškození pověsti, porušení předpisů nebo újmu Společnosti, klientům nebo třetím stranám (např. korupce, podvod, praní špinavých peněz, úniky dat, porušení ESG předpisů, rizika související s umělou inteligencí).
Oznamovatel: Osoba, která hlásí podezření z porušení předpisů nebo skutečné porušení předpisů podle těchto zásad.
Chráněné prohlášení: Oznámení v dobré víře o možném nebo skutečném protiprávním jednání.
Důvěrnost: Povinnost chránit totožnost a osobní údaje oznamovatele, s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon.
Odvetné opatření: Jakékoli nepříznivé opatření přijaté proti oznamovateli v důsledku jeho oznámení (např. propuštění, snížení platu, obtěžování).
Dodržování právních předpisů: Dodržování směrnice EU 2019/1937, české legislativy, GDPR, předpisů AML/CFT a předpisů v oblasti corporate governance.
Důvěrnost: Maximální ochrana identity a údajů oznamovatele.
Nestrannost: Objektivní nakládání se všemi zprávami ze strany Výboru pro dodržování předpisů, v případě potřeby včetně zapojení externích odborníků.
Žádná odvetná opatření: Nulová tolerance vůči jakýmkoli nepříznivým akcím vůči oznamovatelům.
Transparentnost: Jasná komunikace o postupech, stavu a výsledcích hlášení v rámci zákonných limitů.
Neustálé zlepšování: Pravidelné hodnocení a vylepšování politiky na základě zpětné vazby a nových rizik.
Hlášení lze podat prostřednictvím kteréhokoli z výše uvedených kanálů.
Potvrzení o přijetí bude zasláno do 7 kalendářních dnů (pokud budou poskytnuty kontaktní údaje).
Všechny zprávy jsou zaznamenávány pomocí zabezpečené technologie odolné proti neoprávněné manipulaci (např. blockchain), aby byla zajištěna integrita a sledovatelnost.
Počáteční posouzení: Výbor pro dodržování předpisů vyhodnotí důvěryhodnost a rozsah zprávy do 14 kalendářních dnů a pomocí nástrojů umělé inteligence identifikuje trendy a systémová rizika.
Formální vyšetřování: V případě potřeby je zahájeno a ukončeno úplné vyšetřování do 3 měsíců (prodloužení je povoleno s oznámením oznamovateli).
Externí experti: Složité případy mohou zahrnovat nezávislé experty nebo externího ombudsmana.
Aktuální informace pro oznamovatele: Oznamovatel dostává pravidelné aktualizace o průběhu a výsledcích vyšetřování, jak to umožňuje zákon.
Výsledek a opatření: Zjištění jsou sdílena s příslušnými stranami; jsou zavedena nápravná a/nebo disciplinární opatření. Oznamovatel je informován o výsledcích v souladu se zákonem.
Zákaz odvetných opatření: Přísný zákaz propuštění, degradace, obtěžování nebo jakýchkoli nepříznivých opatření vůči oznamovatelům.
Příklady odvetných opatření: Podrobně popsány v samostatném dodatku.
Mechanismus naléhavé reakce: V případě nahlášení odvety je poskytnuto naléhavé přezkoumání a dočasná ochrana.
Obrácené důkazní břemeno: Společnost musí prokázat, že jakékoli negativní jednání nesouvisí s oznamováním nekalých praktik.
Podpůrné služby: K dispozici je bezplatná psychologická podpora a přístup k anonymním skupinám podpory.
Veškeré informace a dokumenty jsou zpracovávány v souladu s GDPR a Zásadami ochrany osobních údajů Společnosti.
Přístup je omezen na Výbor pro dodržování předpisů a oprávněné pracovníky.
Uchovávání dat: Data se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely vyšetřování a poté se skartují.
Zabezpečení dat: Zajištěno během přenosu a ukládání pomocí pravidelných auditů a pokročilého šifrování.
Výbor pro dodržování předpisů: Spravuje zprávy, provádí vyšetřování, vymáhá dodržování zásad a zahrnuje nezávislé odborníky nebo zástupce zaměstnanců.
Vrcholový management: Zajišťuje povědomí o politice, prosazuje zákaz odvetných opatření a podporuje nezávislost výborů; je zodpovědný za podporu otevřené kultury.
Etičtí ambasadoři: Jsou určeni v každém oddělení, aby poskytovali poradenství a podporu.
Všichni zaměstnanci/třetí strany: Jsou povinni neprodleně a v dobré víře hlásit podezření na pochybení.
Povinné školení: Každoroční interaktivní školení s praktickými případovými studiemi a aktualizacemi o nových rizicích (AI, ESG, kybernetická bezpečnost).
Často kladené otázky a pokyny: K dispozici na interním portálu.
Nástupní proces: Vysvětlení zásad během úvodní orientace pro nově přijaté zaměstnance.
Pravidelné průzkumy: Anonymní průzkumy k posouzení povědomí o systému a důvěry v něj.
Zveřejňování případů: Pro vzdělávání zaměstnanců jsou zveřejňovány anonymizované příklady vyřešených případů a přijatých opatření.
Závazek managementu: Vedení pravidelně potvrzuje podporu oznamovatelům a dané politice.
Hackathony nápadů: Interní hackathony nebo soutěže nápadů na zlepšení systému oznamování nekalých praktik.
Pravidelná kontrola: Alespoň jednou ročně, po významných incidentech nebo změnách právních/regulačních předpisů.
Neustálé zlepšování: Zásady jsou aktualizovány na základě zpětné vazby, nových rizik a výsledků auditu.
Schválení: Všechny změny schválila správní rada.
Schváleno představenstvem společnosti Walleexer s.r.o.